またしても「写し」で差し戻し…やるせなさとの戦い
司法書士という職業は、細かな書類の確認が命です。けれど、そんな自分ですら「うっかり」はあるものです。先日、固定資産評価証明書を提出したところ、「写しなのでNGです」と法務局で突き返されました。「えっ、そこまで厳しいのか…」というのが率直な感想。依頼人から預かった書類、確かに“写し”と書かれていましたが、市役所で交付されたから大丈夫だと高をくくっていました。結局、登記は一日ずれ、依頼人にも頭を下げる羽目に。ミスといえばそれまでですが、現場では些細な違いが命取りです。
登記に必要な「固定資産評価証明書」って何者？
固定資産評価証明書は、相続登記や売買登記で非常によく使われる書類で、不動産の課税標準額を証明するものです。登記においては「課税価格の算出根拠」として添付が求められます。普段は何気なく用意していますが、実はこの証明書、“原本”が必須という場面も多く、気を抜くと痛い目を見ます。
原本と写しの違いがこんなに重たいとは…
市役所で交付された証明書の中には、発行時点で「写し」と明記されたものがあります。たとえば、電子申請用に発行されたPDFを印刷したものや、登記用ではない参考資料扱いの書式などです。見た目は立派ですが、法務局の窓口で「これは写しですね、原本をお持ちください」と門前払いを食らった瞬間、心が折れます。たった一文字、「写し」の記載で差し戻される現実。書類の世界では、信用よりも“形式”が重視されることを思い知らされます。
法務局での「NGです」宣告、その場の空気
その日、登記申請書類一式を持って法務局へ行きました。窓口で一通り確認してもらい、淡々と進む手続き。「この固定資産評価証明書ですが…」と職員が手に取った瞬間、空気がピリッと変わりました。「写しですね。原本でお願いしています」と一言。その言葉を聞いた瞬間、頭が真っ白に。隣で依頼人がこちらを見ていました。「あれ、ダメなんだ？」という小声が痛かったです。
恥ずかしさと怒りの狭間で揺れる感情
自分が悪いとは分かっていても、感情はついてきません。市役所の窓口で「これで大丈夫です」と言われていたのに、なんで今さら？という怒り。けれど、最終的に責任を取るのはこっち。職員の目を見ながら、ただ頭を下げて受け取るしかありませんでした。
依頼人の目線が痛い…
依頼人は何も言わないけれど、目が「どういうこと？」と問いかけてきます。信頼されていた分、その期待を裏切ってしまった気まずさ。事務所に戻ってから「今後こういうことがないように…」と説明するのが、また辛い。「ミスをしない」ことが前提になっている職業の重圧を、改めて痛感しました。
「写しでも大丈夫」という誤解の出どころ
なぜこんなミスが起きたのか。原因を探ると、「市役所の職員が写しでも良いと言った」という情報がありました。実は、自治体によって対応が違うことも多く、登記の要件に関しては市役所側が正確に把握していない場合もあります。
市役所職員の言葉を信じたら地獄を見た話
「写しで大丈夫ですよ」と笑顔で言われて渡された証明書。その言葉に安心して登記準備を進めた結果が、法務局でのNG。もちろん市役所を責めるつもりはありませんが、「役所が言うから間違いない」は通用しないと学びました。人任せは危険です。
「自治体によって違う」という地雷原
ある自治体では、原本と写しの定義すら曖昧です。職員が「これが通常の書式です」と渡してくるものが、実は写し扱いだった…ということもざら。さらに、法務局側でも地域や担当者によって微妙に対応が違うケースもあり、全国共通のルールが欲しいと切実に感じます。
対応ミスの代償は、時間と信頼の消耗戦
結局、書類を取り直して再提出。登記が1日ずれるだけで済んだのは不幸中の幸いですが、時間的なロスだけでなく、精神的ダメージが大きかったです。そして、何よりも「信頼」という目に見えないものがじわじわと失われる感覚。これが一番きつい。
事務員さんの無言のプレッシャー
事務所に戻ってから、事務員さんに「すみません、再取得お願いします」と伝えたときの間。口には出さないけれど、「それって、最初から確認しておけばよかったのでは？」という無言の圧がきます。こちらも分かっているから、なおさらつらい。
「私が間違えたんですか？」という空気
事務員も不安になります。「私が取りに行ったけど、これがダメだったってこと？」という気持ち。だからこそ、責任は自分が取るしかない。リーダーとして、「これは俺の確認不足だった」と伝えることで、少しでもフォローしないといけないと思っています。
登記が遅れたことで起きる二次災害
一日遅れるだけで、売買スケジュールが崩れることもあります。場合によっては、金融機関の融資実行日に影響が出ることも。今回の件は大事には至らなかったものの、こうした“たった一枚の写し”が、案件全体に波及する怖さを改めて実感しました。
依頼人との関係が一気に冷える瞬間
「ちゃんとしてくれると思っていたのに…」という空気、敏感に伝わってきます。一度失った信頼を取り戻すのは簡単ではありません。謝って済む話でもなく、仕事としての信用に関わる話だからこそ、毎回の書類確認の大切さを肝に銘じるしかありません。
今後同じ過ちを防ぐための現実的な対策
ミスは二度と繰り返したくない。でも「気をつけよう」だけでは足りないのがこの仕事です。具体的な対策を積み重ねていくしかありません。再発防止に向けて、今事務所で取り組んでいる内容をご紹介します。
証明書取得のチェックリスト、共有の徹底
事務員が証明書を取りに行く際には、チェックリストを作成。そこに「登記用原本を希望」と書くようにしています。これを窓口で見せるだけで、話が通じやすくなります。さらに、取得後も「写し」と記載がないかのダブルチェックをルール化しました。
市役所窓口で「原本」確認を怠らないルール
書類を受け取ったら、その場で必ず「これは原本ですか？登記に使えますか？」と確認するよう徹底しています。形式的な一言かもしれませんが、このひと手間で地雷を回避できることがあります。自分で確認しないと、誰も保証してくれません。
事務所マニュアルに「例外対応」を明記する
登記に使う書類の取得方法は、ある程度マニュアル化していますが、今回のような例外ケースも追加しました。「〇〇市の証明書は電子交付が原則」「××町では“写し”でも原本扱いされる」など、自治体ごとの癖を蓄積しておくと安心です。
自治体別の取り扱いまとめファイルの作成
Googleスプレッドシートで「自治体別・証明書注意点一覧」を作成中です。これは事務員と共有し、取得前に確認するフローにしています。誰が担当でもミスを減らせる仕組みを作ることが、最終的に依頼人の信頼につながると信じています。
もう二度と「写し」で地雷を踏まないために
書類一つで信頼を失うこともある。だからこそ、慎重にならざるを得ません。完璧な人間なんていませんが、司法書士という職業は、ミスがそのまま人の人生に影響することもある仕事です。だから私は、何度でも見直し、仕組みを整え、少しでもリスクを減らすよう努力しています。
小さな見落としが信用を削る仕事
一見大したことのない“写し”という表記。でも、その小さな違いが登記の行方を左右します。だから私は、もう一度自分の仕事を見つめ直しました。見落としがちなところこそ、注意深く、慎重に向き合う。司法書士としての矜持はそこにあると思います。
それでもやっていくしかない日常の中で
どれだけ注意してもミスはゼロにならない。それでも、愚痴をこぼしながらも、今日もまた書類とにらめっこし、登記を続けていく日々。そんな毎日の中で、ほんの少しでも同じミスをする人が減ってくれたら、このコラムも意味があるのかもしれません。
