法務局との電話バトル、今日も無事敗北。

今日も朝から、電話の呼び出し音が鳴る

朝イチで事務所に入って最初にするのは、メールチェックでも書類整理でもなく、受話器のそばに座ることだ。なぜかって？法務局からの電話が、9時を過ぎたあたりで鳴るのが“日課”になっているからだ。まるで目覚まし時計のように時間通り。こっちは朝ごはんもロクに食べられていないというのに。

「法務局からです」──この一言で胃が痛む

電話を取った事務員さんの「法務局からです」という言葉が聞こえた瞬間、心の中で「ああ、今日はそういう日か」と覚悟を決める。だいたい、良い知らせで電話をしてくることはない。補正だの、書類の不備だの、そっちの確認ミスなのに、こちらが怒られる始末。まさに朝から試練。

誰か代わってくれ……とは言えない現実

正直言って、電話を代わってほしい。でも、事務員に押し付けられる内容でもないし、自分で出ないと後が面倒になる。誰かに代わってくれと言ったら「それも仕事でしょう」と言われそうで、結局は自分が受話器を取る。こうして今日もまた、ストレスとの戦いが始まる。

そもそも、なぜ電話でのやり取りがこんなにもつらいのか

別に法務局の人を嫌ってるわけじゃない。むしろ、現場の職員さんは真面目で一生懸命な人が多い。でも、電話という“文字に残らない媒体”でやり取りしなければならないことのリスクが多すぎるのだ。意思疎通のズレが生むトラブルは、こちらに全部返ってくる。

言った言わないの水掛け論、勘弁してほしい

一番つらいのは「そんなこと言ってない」「そういう説明はしていません」という水掛け論になること。録音してるわけでもないし、こちらはメモが頼り。電話の後に「あれ、どう言ってたっけ？」と自問自答しながら、また別の職員に確認を取るハメになる。効率？そんなものない。

同じ書類でも、担当者で見解が違うのはなぜ？

同じ物件、同じ添付書類なのに、月曜に電話したAさんと、水曜に電話したBさんで言ってることが違う。これが本当に困る。基準がないのか、属人化してるのか…。現場で働くこちらとしては、「どれが正しいのか」より「どれが通るのか」が気になってしまう。

例：先週はOKだった添付書類が、今日はNG

たとえば先週の相続登記で、添付した住民票がOKだった。ところが今週、まったく同じ条件の別案件で「住民票ではなく戸籍附票が必要」と言われた。思わず「え？」と固まる。ルールが変わったのか聞くと、「うーん、ケースバイケースですかね」と。いや、その“ケース”が知りたいんです。

事務員さんも苦労してます

電話を受けるのは事務員さんが多いけど、内容が込み入っていると「先生、代わってください」となる。仕方がない。彼女も彼女で、何年も働いてくれてるけど、法務局との電話には今でも緊張するらしい。

「さっきの電話、なんて言ってました？」と聞かれるつらさ

忙しいときに限って「さっき法務局から電話があって、えっと…たしか…」と事務員が記憶をたどる時間が発生する。こっちは確認に追われ、また電話をかけ直して「すみません、もう一度教えてください」という地獄ループ。お互いに苦労してる。

電話メモが走り書きになるのは仕様です

「登記完了予定日変更」「原因日付注意」「附票原本マスト」など、事務員さんのメモはまるで暗号だ。でも、責めることはできない。私自身も、電話中のメモはぐちゃぐちゃになる。焦ってるときほど筆跡が崩れ、後から読めないというあるある現象。

法務局職員に悪気はない……たぶん

本当に、職員さんに悪気があるわけじゃないのは分かってる。現場も忙しいし、ミスを恐れて慎重になっているのも理解できる。問題は“言う人によって違う”こと、そしてその影響がこちらの業務に大きく出ることなのだ。

一生懸命なのは伝わる。でも意思統一はしてくれ

電話越しに一生懸命に説明してくれるのはありがたい。でも、「他の人は違うこと言ってましたよ」と言うと、「あ、そうでしたっけ…」と濁される。そんなことが何度もあると、「頼むからマニュアルを統一してくれ」と思わずにいられない。

「本庁と支局で指導が違う」問題

さらに厄介なのが、本庁と支局で判断が食い違うケース。「支局ではOKだったけど、本庁はダメ」とか、その逆もある。こっちはどちらのルールに従えばいいのか分からず、書類が宙に浮く。現場はいつだって板挟みだ。

「誰に聞いても同じ答えが返る」日はいつ来るのか

正直、「誰に聞いても同じ答えが返ってくる」法務局を夢見ている。でも現実は、担当者の裁量でコロコロ変わる。安心して業務を進めたいのに、確認のための電話がまた増える。負のスパイラルから抜け出せない。

電話でモヤる時間＝他の業務が止まる時間

電話で話す時間そのものより、その後の“モヤり”の方が大きい。言われた内容をどう捉えるか、何を優先するか、確認の連絡は必要か…と、頭の中がいっぱいになり、他の仕事が手につかなくなる。

案件が詰まってくる午後の地獄

午後になると、午前中に保留していた案件がどっと押し寄せる。そのタイミングでまた法務局からの電話。「まだ終わってなかったのか…」と心の中で叫びつつ対応するが、もはや集中力は限界を超えている。

「ちょっと確認しますね」が20分戻ってこない

電話の途中で「少々お待ちください」と言われて保留。5分…10分…気づけば20分が経っている。電話を切っていいのか、待つべきか迷いながら、ただ時間だけが過ぎていく。戻ってきた頃にはこちらの気力が尽きている。

それでも電話をかけなきゃいけない理由

文句を言っても仕方ない。登記を前に進めるには、結局法務局に確認の電話をかけるしかない。メールで済めばどれだけ楽かと思うが、それが許されない現場なのだ。

窓口に行くよりはマシ？ いや、どっちも地獄

「電話の方が楽でしょう？」と言われたことがある。でも実際は、電話の方が気を遣うし、情報が残らない分だけリスクも高い。窓口に行けば行ったで、長時間待たされることもあり、どちらも一長一短というか、地獄と地獄の二択だ。

メールやチャットが使えない世界線

デジタル社会なのに、なぜ法務局とはメールでやり取りできないのか。FAXすら怪しい時代に、電話が主流なのは非効率の極み。でも、現実がそうなっている以上、こちらが慣れるしかないのがつらい。

おまけ：法務局との電話を乗り切る小技集

最後に、自分なりに編み出した「法務局対応テクニック」を少しだけ紹介する。どれも細かいことだけど、これをやるかやらないかで、後の精神的ダメージが全然違う。

録音は心の保険

録音をしておけば「そんなこと言ってませんでしたよね？」のやりとりが減る。もちろん相手に伝えておく必要はあるけど、「記録のために録音しますね」と言うだけでお互い慎重になるのも事実。

言質を取るには「確認メール」

電話で言われたことを、必ずメールかFAXで「このように認識していますが、よろしいですか？」と送るようにしている。証拠を残す意味でも、自分の理解が正しいか確認する意味でも有効。

相手の名前と部署を必ず聞く（そしてメモ）

「○○登記部門の△△さん」とメモしておくだけで、次の電話のハードルがぐっと下がる。間違い電話を避ける意味でも、相手の情報はできる限り細かく記録するようにしている。地味だけど、地味に大事。