電子申請、便利なはずが地獄の入り口に
電子申請って、本来なら業務効率を上げてくれるもののはずなんですよ。紙の書類を印刷して郵送して、という手間が減るだけでもありがたい。でも現実はどうでしょう？ログインするだけでひと苦労。しかも一歩間違えれば「ロック」。今回は、私が実際にパスワードを連続で間違えてしまい、電子申請が完全に使えなくなった日の話をお届けします。便利と不便の狭間で、私は完全に沈みました。
まさか自分がこんなミスをするなんて
普段から注意深い方だと思っていました。パスワードはノートに書いてあるし、同じ間違いはしないつもりだった。でも、あの日はなぜか感覚が狂っていて、2回目の入力で違和感がありながらも「たぶん合ってるだろ」と押し切った。3回目のエラー表示で、頭の中が真っ白になりました。「まさか…もうロックされた？」という不安が、心臓をギュッと掴むように広がっていきました。
「あと1回間違えたらロック」のプレッシャー
最後の1回を前に、手が震えました。ここで間違えたら、今日の仕事はすべてストップ。焦るほど冷静さがなくなり、正しい情報を打つ自信もなくなる。そんな中で、私は「これでいけるはず」と願うように打ち込み、Enterキーを押しました。…結果は、無慈悲なロックアウト。画面には「一時的にご利用いただけません」の文字。もう、ため息しか出ませんでした。
司法書士の朝は、パスワードとの戦いから始まる
誰が言ったか「朝の習慣が人生を決める」なんて話。私にとっての朝の習慣は、まず電子申請のシステムにログインできるかどうかの戦いです。クライアントのための書類提出をスムーズに進めるはずが、システムに弾かれて思わぬ足止めを食らうことも珍しくありません。
パスワードが多すぎる問題
そもそも、電子申請システムだけでも複数のIDやパスワードを管理する必要があります。法務省のID、電子証明書のPIN、GビズID、メールソフトのアカウントまで、どれも微妙にルールが違うし、文字数制限や記号の扱いもバラバラ。すべて統一してくれたら助かるのに、現実はまったく逆方向。頭の中で整理しようとしても、混乱するだけなんですよね。
電子証明書、法務省ID、メールパスワード……覚えきれない
「大事な情報だからちゃんと記録しておきましょう」なんて言われるけど、結局書いたノートをどこにしまったか分からなくなったり、最新版が更新されたのを忘れていたり。しかも、自分で書いたパスワードが読めない、ということもたまにある。「これ0（ゼロ）だっけ？O（オー）だっけ？」そんな自分との戦いが、朝一番の業務です。
メモをしても逆に混乱する
メモ帳やExcelファイルでパスワードを管理しているつもりでも、肝心なときに開けない、探せない。うっかり別の案件のパスワードと混同してしまうこともあるんですよ。しかも、事務員が使うアカウントと自分のアカウントが混ざると、もうカオス。紙とデジタルの中間で漂うような状態です。
最新版がどれか分からなくなる不思議
「更新したらメモも更新する」これは理想です。でも現実は「更新して、忘れる」。Excelのファイル名に「最新版」「最終版」「最終最新版」などと並ぶようになったら、もう終わりです。結局どれが最新か分からず、間違ったパスワードを何度も打ち続ける…その結果が、ロックです。
ロックされたその日、業務は完全に止まった
パスワードがロックされた瞬間、私の業務はすべて停止しました。相続登記の申請を午前中に出す予定だったのに、それが不可能に。依頼者からは「今日中に出してほしい」と頼まれていたのに、システムの壁に阻まれて、何もできない自分が本当に情けなかったです。
再設定の手続きが鬼のように面倒
再発行の手続きは、驚くほど面倒くさいものでした。オンラインで完結するのかと思いきや、結局郵送書類も必要だったり、本人確認書類の添付が必要だったり。しかも、電話での問い合わせ窓口がまったく繋がらない。10回以上かけて、やっと繋がったと思ったら「別の窓口におかけ直しください」。絶望しました。
電話も繋がらず、画面も不親切
「パスワードを忘れた方はこちら」なんてリンクがあるものの、クリックしてみると全然分かりやすくない。説明文が抽象的で、専門用語だらけ。結局、自分がどこで何をすべきかも分からず、時間だけが過ぎていく。仕事が詰まっている日に限って、こういう事態が起きるのはなぜでしょうか…。
お客様への説明が地味につらい
電子申請のミスって、あまりお客様には言いたくないんですよ。「パスワードを間違えて申請できませんでした」なんて、あまりに頼りない印象を与えてしまう。でも黙っていても業務は進まない。結局、「システムの不具合で…」とオブラートに包むわけですが、自分の中では罪悪感と無力感が渦巻いていました。
「電子申請ができなくて…」なんて言いにくい
士業という立場上、プロフェッショナルでなければいけないというプレッシャーもあります。それなのに「電子申請ができませんでした」と伝えることの恥ずかしさ。たったそれだけのことで、自分の信頼がガタ落ちになってしまう気がして、言葉を選ぶのにも苦労しました。
事務員に責任はない、でも…
事務所には一人の事務員がいますが、パスワードの管理や入力は私がやっています。セキュリティの観点からそうしてきたんですが、いざという時に全部自分で抱え込むのは、精神的にもかなりきつい。分担したいけど、リスクもある。どこまで任せるべきなのか、未だに答えが出ません。
全部自分で抱え込んでいる現実
「もし間違えたら責任を取らせるわけにはいかない」そんな思いから、つい私が全部抱えてしまいます。でも、それがかえって自分の首を絞めている。今回のようなロック事件があると、誰にも相談できず、ただ一人で焦って、悩んで、落ち込むことになるのです。
「任せる」のが苦手な司法書士あるある
多くの司法書士がそうかもしれませんが、「人に任せるのが苦手」という人、多いと思います。業務の正確さが求められるからこそ、全部自分で確認したくなる。でもそれが、こうして自分を追い詰めていく要因にもなっている。任せる勇気、持たなきゃと思う反面、現実はそう簡単にはいきません。
解決策はあるのか？…いや、根本は人力
セキュリティの強化と利便性の両立、理想ではあるけど、今の制度ではなかなか難しい。結局、どんなにシステムが進化しても「人が覚えて」「人が操作する」必要がある限り、ヒューマンエラーは避けられない。パスワード地獄から完全に逃れる術は、まだ見つかっていません。
パスワード管理アプリは怖いという矛盾
便利だと分かってはいるんです。1PasswordやBitwardenみたいな管理アプリ。でも、そこにすべて預けることが逆に怖い。「それが漏れたらどうする？」という不安がついて回る。だから手帳に書く。でもそれも失くす。結果、同じ場所をぐるぐる回っている気がします。
二段階認証の落とし穴も忘れてはいけない
最近では、SMS認証やワンタイムパスワードも増えていますが、これもまた問題。携帯の電波が悪かったり、SMSが遅延したり、アプリがうまく起動しなかったりすると、ログイン自体ができなくなる。安全性のための機能が、結局足を引っ張ることもあるんですよね…。
それでも続ける理由
正直、心が折れそうになる瞬間は何度もあります。でも、それでも仕事を続けるのは、依頼者の安心を守りたいから。電子申請がロックされたとき、怒るどころか「そんなことあるんですね、大変ですね」と言ってくれた依頼者の言葉が、今でも心に残っています。だからまた、ログインに挑むのです。
