完了通知が来ない──それだけで仕事が止まる現実
登記申請が終わった後、あとは完了通知を待つだけ…のはずが、その通知がなかなか届かない。これ、思った以上に精神的にキツいんです。書類は提出済みで手続きに不備もない、それでも「完了です」とはっきり言えない状態が続くと、気持ちは落ち着かず、次の仕事にも集中できません。通知が来るまでは、まるで宙ぶらりんな状態。何も手につかない、そんな時間を過ごしてしまうことも多々あります。
「終わったはずなのに…」という不安
登記をオンラインで申請して、添付書類も完璧に送った。控えもちゃんとPDFで保存してある。依頼人にも「申請は完了しました」と伝えた。なのに、3日経っても、1週間経っても、完了通知が来ない。いやいや、さすがにそろそろでしょ、と思っていたらもう10日…。心の中で「まさか不備があった？」「届いてないのか？」と、ネガティブな想像がどんどん膨らみます。
書類は出した、でも通知が来ない
以前、地元の法務局に持ち込みで申請をした時も、担当者は「3、4日で通知届きますよ」と言ってくれたんです。ところが1週間経っても届かない。さすがに不安になって電話したら「あ、もう完了してますよ」って。いや、それなら早く言ってよ…と、ため息が出ました。通知を出すのを忘れてたそうです。
依頼人への説明ができずに焦る日々
こちらが焦るだけならまだいいんですが、問題は依頼人です。「そろそろ完了ですよね？」と連絡が来た時、「いえ、まだ通知が来てなくて…」としか言えないのはつらい。信頼が薄れてしまうんじゃないかというプレッシャーに、胃がキリキリする日々です。
実際、完了通知はどれくらいで届くべきか
完了通知の目安、これが意外と曖昧なんですよね。経験的には、スムーズにいけば3営業日くらい。でも、法務局によって対応がまちまちで、同じ申請内容でも所要日数が倍違うこともあります。だからこそ「来るはずの日に来ない」というのが本当にストレスなんです。
法務局によってバラつく対応スピード
例えば、隣県の法務局だと2日で通知が来るのに、地元の法務局は毎回5日かかる。これは単純に混雑具合や人員配置の違いらしいですが、依頼人にはそんな事情関係ないんですよね。「なんでこんなに遅いんですか？」って言われても…知りませんよ、ほんと。
完了通知が届かないケーススタディ
一度、通知のメールが迷惑メールフォルダに入っていたことがありました。依頼人への報告も遅れて、後日ひどく怒られました。完全に見落としていた自分が悪いんですが、それ以来、通知が来ない時は必ず受信トレイ以外もチェックするようにしています。
依頼人からの問い合わせが一番しんどい
通知が来ないことよりも、依頼人からの「どうなってますか？」という連絡が一番胃にきます。こっちも不安なのに、それを口に出せない状況で連絡が来ると、自分が責められているような気がしてしまうんです。
「まだですか？」のプレッシャー
依頼人にとっては当然の確認。それはわかってます。でも、毎日のように電話やLINEが来ると、「まだです」と言うたびに申し訳なくなってくるんです。そして、「この人、次は他の事務所に頼むんだろうな」とか余計なことまで考えてしまう。どんどん自信がなくなっていきます。
責められてるわけじゃないと分かっててもキツい
「気にしすぎだよ」と言われたこともあります。でも、やっぱり気になるんですよ。相手は責めてるつもりはない。でも、こっちは「自分の対応が遅いせいで…」と思ってしまう。これが地味に精神を削ってくるんですよね。
自分の信用が削られていくような感覚
登記業務って、スピードも信頼の一部だと思うんです。通知が遅れるだけで「この先生、大丈夫かな？」と思われるリスクがある。それが一番怖い。だからこそ、完了通知が来ないだけで、頭の中がぐるぐるするんです。
実は「通知が来てないだけ」という落とし穴
完了しているのに、通知だけが来ていない。実は、これ結構あるんです。つまり、「こっちは待ってる」「法務局は終わってる」「でも通知は届いてない」という、噛み合わない三角関係みたいな状態。苦笑するしかない。
オンライン申請の盲点
オンライン申請は便利ですが、「確認メールが来ない」というトラブルもあります。ファイル名や文字化け、フォーマット違いで処理が止まっていても通知は来ないこともあり、完全にブラックボックス化している部分があります。
法務局側でステータス更新が止まっていた例
実際にあったのが、法務局の職員がシステム上の更新作業を忘れていたというケース。電話で確認して初めて「もう終わってますよ」と言われ、後日紙の通知が郵送されてきました。もう何を信じていいのかわからない。
メール不着・郵送事故の可能性も
メールが送信されたことになっていても、プロバイダ側で弾かれていたということもありました。郵送の場合も、事務所のポストに入っていなかったり、近隣の事務所と間違えて投函されていたという信じがたい話も聞きます。もはや運頼みのような面もあります。
対処法と心の持ちよう
では、どうすればいいのか。結論から言えば、「一定期間待って、動く」「依頼人には状況を包み隠さず伝える」「自分を責めすぎない」が私の中での三本柱です。
法務局に確認するタイミング
私の中では「提出から7営業日以上通知がない場合」は電話します。5営業日目からそわそわしてますが、そこは我慢。聞いてみると、「あ、処理は終わってます」なんてことも多いです。そうなると、「なら早く言って…」と本気で思います。
どの段階で電話すべきかの目安
急ぎの案件は別ですが、基本は1週間待ってから。3営業日で通知が来ることもあれば、平気で10日かかることもあるので、「感覚」ではなく「日数」で判断するようにしています。メモを取っておかないと忘れますしね。
依頼人にはどう伝える？
依頼人には「通知がまだ来ていませんが、申請は問題なく進んでいます」と言うようにしています。下手に「もうすぐ届くはずです」と言ってしまうと、さらに不安を煽る可能性もあるので慎重に言葉を選びます。
「まだ通知が届いていないだけ」という言い方
「申請は完了済みです。あとは通知を待っている段階です」という言い回しにすると、相手も「もう少しなんだな」と思ってくれます。「まだ終わってない」ではなく、「もう終わってるけど届いてない」というニュアンス、大事です。
相手の不安を軽くする一言とは
「ご心配かけてすみません。こちらでも確認しておきますね」と言うと、だいたいの依頼人は安心してくれます。責任を放棄せず、対応はしてるという印象を与えることがポイントです。
それでもイライラする…そんな時どうするか
通知が来ない、確認してもスッキリしない。そんな時は、正直に言って「愚痴る」に尽きます。誰にも言えないから余計にしんどくなる。だからこそ、同業者と少しでも話せる時間があると気持ちが軽くなります。
愚痴を吐ける場所があるかどうかで全然違う
以前、同業の先輩と飲みに行った時、「うちなんか通知1ヶ月来なかったことあるぞ！」って笑い話にされて、それでだいぶ救われました。「自分だけじゃないんだ」と思えるだけで、少し前向きになれるんですよね。
同業者との雑談の効能
仕事の話、愚痴、失敗談。なんでも話せる相手が一人いるだけで、だいぶ違います。毎日ひとりで抱え込んでいたら、そりゃしんどくもなります。たまには弱音を吐いても、誰も責めやしません。
