気づけば机の上が見えない日常
「ちょっと片付けよう」と思って手をつけたのが最後、気がつけば日が暮れていた——そんな日が、司法書士という仕事にはよくある。毎日届く郵便、FAX、控えのコピー、チェック待ちの登記申請書。まるで机の上が小さな市役所の支所のようになる。片付けようとする意志はある。問題は、それを邪魔するほどの“今すぐ対応”案件が連日飛び込んでくることだ。
朝イチの書類山とのにらめっこ
朝、事務所の扉を開けた瞬間、視界に入るのは前日片付け切れなかった紙の山。まるで「おはようございます」と言ってくるかのように堂々と居座っている。コーヒーを淹れる間もなく、急ぎの電話やメールに追われる。片付ける時間などあるわけもなく、またその上に新しい書類が追加されていく。山は減らず、むしろ日々“成長”しているように見える。
片付けようとしても電話が鳴る
せっかく集中して「この案件の完了処理を…」と思っても、電話が鳴ればすべてが中断。しかもその電話が新しい案件の依頼だったり、書類の修正だったりと、新たな仕事の種をまいていく。悪い意味で、日々が“連続する中断”のようなものだ。電話を切ったあと、さっきまで何をしていたのか一瞬わからなくなる時もある。
「急ぎでお願いします」が急ぎじゃない時
「至急でお願いします」と言われて受け取った書類。急いで処理し、提出の段取りまでつけたのに、数日放置されていた……そんな経験は一度や二度ではない。「本当に急ぎだったのは自分の気持ちだけでした」と言わんばかりに書類が忘れられていると、こっちは何のためにあのバタバタを乗り越えたのかと脱力する。真面目に対応するのが馬鹿らしくなる瞬間だ。
書類の間に埋もれた小さな反抗心
やらなきゃいけないと分かっていても、「今日くらい見なかったことにしようか」と思ってしまう書類がある。法務局から戻ってきた補正通知。開封するだけで精神が消耗する。それでも見て見ぬふりはできず、気合を入れて内容確認。ここで間違ってたのか…と肩を落とす。何度経験しても慣れるものではない。
誰のための書類なのか分からなくなる瞬間
委任状、住民票、印鑑証明、会社の登記簿…書類に書かれている名前も顔も知らない人のために、山ほどの事務作業をこなしていると、ふと「これって誰のためにやってるんだっけ」と空虚な気持ちになる時がある。依頼者の顔が見えない分、モチベーションの維持が難しい。見返りがあるわけでもないし、感謝の言葉すら届かない時もある。
書類に人格を感じてしまう日もある
「今日こそこの山を制覇してやる」と意気込んでも、書類たちは不気味なほどに増殖し続ける。誰かがこっそり夜中に増やしているんじゃないかと思うほどだ。しまいには「あれ、この補正通知、昨日は黙ってたのに今日は不満そうな顔してないか？」なんて妄想が湧く。もう末期だ。書類と会話を始めたら、誰か止めてほしい。
事務所という名の紙の渦
コンパクトな事務所。正面の机とパーテーション、背後の棚に、必要最低限の文房具と書類を置いているつもりだった。ところが、その“最低限”が積もり積もって、今やどこに何があるのか、自分でも把握できない時がある。机の上に付箋だらけの資料、棚の上に段ボール。紙が紙を呼ぶ。片付ける隙間すら書類に占領されていく。
事務員さんと「この山は登れるか」相談する昼休み
うちの事務所は事務員さんがひとり。いつも黙々と作業をしてくれる頼もしい存在だ。昼休み、ふたりでコンビニ弁当をつつきながら「今日の午後、この山（書類）崩せますかね？」と軽く笑いながら話すのが日課。まるで登山隊の作戦会議のようだ。ふたりとも疲れてるが、そういう“戦友感”が支えになる。
休憩時間に書類の夢を見る
寝ても覚めても書類のことばかり考えていると、夢の中にまで登記事項証明書が出てくる始末。しかも夢の中ではなぜか全部手書きで、途中で間違えて修正液で消そうとすると「この書類は無効です」と夢の中の法務局職員に怒られる。どれだけ精神を削られてるんだと、起きたあとに自分で自分が心配になる。
プリンターが敵になる日もある
大事な登記申請の当日に限って、プリンターが紙詰まりを起こす。「なぜ今！」と叫びたくなるが、機械には通じない。無言でカバーを開けて、紙を取り出し、印刷再開。そしてまた詰まる。朝からそんなバトルをしていると、昼前にはもう気力が尽きている。プリンターが壊れるより、自分が先に壊れそうだ。
処理しても処理しても終わらない
どれだけやっても“終わった感”が得られないのが、この仕事のつらいところ。書類を片付けても、次から次へと生まれてくる。昔、野球部で「100本ノック」をやらされたことがあるが、それと似ている。終わりが見えないのに、終わらせなければならない。そんな苦行を毎日繰り返していると、心が疲弊するのも当然かもしれない。
一件済ませると三件増える謎現象
「これで一段落」と思っていたら、なぜか次の瞬間に別の依頼が舞い込む。それも一気に複数。たまたまなのか、世の中にそういうリズムがあるのか知らないが、“終わらせると増える”のが司法書士あるある。まるでゲームのバグのようだ。「依頼を完了するたびに敵が強くなる」そんな設定を勝手に背負わされている気がしてならない。
郵便物の山から生まれる「やった気になる症候群」
大量の郵便を開封して、並べて、チェックして…その作業だけで一仕事終えたような気分になる。でも実際は、そこからがスタート。登記情報の確認、依頼者への連絡、資料のスキャン、PDF作成と、処理すべきタスクは山ほどある。開封だけで「仕事した気」になってしまうのが、この仕事の罠だ。
「今日こそ定時で帰る」が何度目かの挑戦
毎朝、手帳に「18時帰宅」と目標を書く。ところが、実際に帰れるのは21時過ぎがザラ。しかも夕飯をコンビニで買い、帰宅して食べる頃には日付が変わる寸前。そういう日々が続くと「もう自分の人生、書類のためにあるのか」とすら思えてくる。誰か、この悪循環にブレーキをかけてくれ。
書類に押しつぶされないための小さな工夫
全部が全部、文句を言ってても仕方がない。だからせめて、自分が少しでもラクになるように工夫をする。スキャナーを活用して、紙をデジタル化。案件ごとに色分けしたバインダー。無理やりでも「金曜は整理の日」と決めて、片付けに時間を使うようにした。そういう積み重ねで、少しずつ、ほんの少しずつだけど、前に進んでいる気がしている。
紙を減らす努力はしてるつもり
ペーパーレスが叫ばれて久しいけれど、司法書士の業務はまだまだ“紙文化”が根強い。とはいえ、PDFやクラウドの活用で、少しでも紙を減らす努力は続けている。スキャンしてしまえば、事務所の棚一段がまるまる空く。削減できた書類を見ると、小さな達成感がある。
付箋が増えると不安になる
案件ごとに貼った付箋。それが増えれば増えるほど「これ、全部自分で処理するんだよな」と現実を突きつけられる。付箋がカラフルであればあるほど、気持ちはグレーになる。ときどき、事務員さんが気を利かせて付箋を減らしてくれていることがある。そういう小さな優しさに、地味に救われる。
スキャンとクラウドで少しだけ呼吸ができた
ある日、思い切ってスキャナーとクラウドサービスを導入した。最初は慣れずに苦労したけど、今では業務効率が段違い。探す手間も減ったし、机の上の“紙の島”も少し小さくなった。技術は人を救う、とまでは言わないけど、“ちょっとだけ呼吸ができる空間”をくれたのは間違いない。
