気づけば今日も裁判所関係の書類ばかり
朝の一杯のコーヒーを飲む間もなく、机の上には「至急」だの「再送」だのと書かれた封筒やFAXが散乱している。なぜ毎日こうなるのか。書類に追われるこの状況が当たり前になりすぎて、もはや自分が何をしていたか分からなくなることさえある。業務というより、サバイバルのような日々。気づけば目の前の書類に名前を書き間違えていないか、そればかりを気にしている。
朝イチで飛び込んでくるFAXの現実
事務所に着くと、まずやるのはFAXの確認。ピッピッという受信音が耳に刺さる。届いたのはまた裁判所からの大量の通知。しかも、よく見ると差し戻し。朝からテンションが下がる。「控え」なのか「正本」なのか一瞬迷い、確認しては戻り、また確認。そうこうしているうちに、事務員さんから「これ今日の分です」と手渡され、また山が一つ増える。やる気が削がれる瞬間だ。
予定をぶち壊す「至急対応」
「午後に時間を取って処理しよう」と思っていた矢先、裁判所から「本日中にご対応を」と赤字で書かれた連絡が届く。そんなのこっちの都合なんてお構いなしだ。クライアントとの面談や役所のアポもすべて後回し。何のために予定を組んでいたのか。予定表を見るたび、そこに書かれた「空白」の部分がやたらと虚しく見えるようになってきた。
毎度のようにある誤送信と手書きメモ
たまに届くFAXの中には、全く関係ない他の事務所宛のものが混じっていることもある。あとは読めない手書きの走り書き。解読するのに時間がかかるし、返信の際にも気を遣う。そちらの事務所の名前も連絡先も分からないのに、どうやって返すのか。なのに電話で「そちらに送りましたよね？」と言われる始末。心がすり減る。
昼には電話と相談と確認の連続
午前中の混乱が落ち着く間もなく、昼になれば電話が鳴り止まない。相談者からの「急ぎなんですけど」が連発される。裁判所とクライアントの板挟みで、気づけば昼ご飯を食べ損ねていることも多い。電話が終わったと思えば、また別の裁判所からの照会状が届いている。この繰り返し。集中力はすでにボロボロだ。
「今すぐ」じゃないと通じない空気
「明日でいいですか？」と聞けば、「今日中にお願いできますか？」と返ってくる。こちらも鬼じゃないので何とかしようとするが、無理が続くと心が折れる。事務員も疲弊していて、「また裁判所ですか…」とつぶやく。その声を聞くと、自分が何か間違った道にでも入ってしまったのかと不安になる。
事務員との情報共有のタイムラグ
一人だけでやっていればまだマシかもしれない。でも現実は、事務員との連携も必要になる。うまく伝えたつもりが伝わっておらず、再確認や修正が発生する。「これは控え用ですか？」と聞かれて「さっき言ったけど…」と内心思うが、言い返すと空気が悪くなるので飲み込む。どちらが悪いのかも分からなくなる。
なぜこんなに書類に振り回されてしまうのか
裁判所の手続きはとにかく形式重視。だから一枚一枚が命取りになることもある。そう思うと慎重になりすぎて余計に時間がかかる。内容を理解していても、記載の仕方一つで差し戻されるのが現実。「正確さ」は絶対だが、それが過剰に求められると、ただの地獄と化す。
そもそも量が異常に多すぎる
一件の手続きで何通の書類を出しているのか。申立書、添付資料、別紙、証拠…。どれも必要だと分かっているが、あまりに多くて途中で何が何だか分からなくなる。しかも、それを複数の管轄で並行処理。体が二つあっても足りない。時間の感覚も狂ってくる。
どこかで減らせないかと夢想する
「全部電子化されれば少しは楽になるのでは…」と思うこともあるが、現実には紙の山との戦いが続く。PDFでも提出できるようになったが、それでも「原本は？」と聞かれる。結局、紙からは逃れられない。夢のような未来の話をしている自分が、むなしくなる瞬間だ。
確認作業に時間を取られるという現実
誤記や漏れがあると、一からやり直し。それだけでなく、信用も失う可能性がある。だから何度も確認する。でも確認にかかる時間が膨大で、他の業務に手がつかない。優先順位をつけようにも、全部が最優先に見えてくるという地獄のループ。
誤字脱字の恐怖に取り憑かれて
「様」と「殿」を間違えただけで電話がかかってくることもある。漢字の一画抜けていたことで、再提出になったこともある。そのたびに「この確認作業、本当に自分がやるべきなんだろうか」と考えてしまう。でも外注するほどの余裕はない。結局、夜中まで一人で見直す羽目になる。
少しでもこの流れを変えるためにやってみたこと
正直、根本的な解決は難しい。でも、何もしなければこのままだと潰れてしまう。だからこそ、できる範囲で小さな工夫を積み重ねるしかなかった。思いつく限りの改善を試し続けてきた。
テンプレート化の限界と工夫
よく使う書式はテンプレート化し、変数だけを埋めるようにした。これだけでも随分と時間が短縮された。しかし、それでも細かい部分の調整は残る。「今回はこう書かないといけないんですね」という例外が必ずあるからだ。システム化と現場の乖離に頭を悩ませている。
自作の表形式に救われた日
「案件一覧表」を自分で作り、進捗を一目で見られるようにしたら、少しだけ心が軽くなった。事務員もその表を見て「今どの段階か」がわかるようになり、確認の回数が減った。エクセルひとつで救われるとは思っていなかった。
事務員との連携強化の取り組み
お互いの理解がないと現場は回らない。だから、業務後に少しだけ時間を取って情報交換するようにした。「これ、なんでこうなってるんですか？」という疑問に、ちゃんと答える時間を作る。少しずつ、誤解や行き違いが減っていった。
怒鳴らない指示の難しさ
焦ると口調がきつくなる。でもそれが相手に伝わると、関係が悪くなる。怒鳴らないように、と自分に言い聞かせるが、つい声が大きくなることもある。そのたびに自己嫌悪に陥る。怒っているわけではないのに、怒っているように見えてしまう自分に、腹が立つ。
書類に追われながらも忘れたくない気持ち
どれだけ忙しくても、結局自分はこの仕事が嫌いになれない。人の人生に関わる重みや責任を感じながら、役に立てることに喜びを感じている。だから今日も、また机の山を片づけている。
初心を思い出す一冊のノート
司法書士を目指していた頃に使っていたノートを、たまに読み返す。そこには、今では考えられないほど熱い言葉や、夢が書かれている。苦笑しながらも、あの頃の自分に「なんとか頑張ってるよ」と心の中で語りかけることがある。
あの頃は理想を語っていた
「困っている人を助けたい」「手続きで人を守りたい」と真っ直ぐに考えていたあの頃。今の自分にそれができているのか。少なくとも、目の前の一人に対して誠実であることだけは忘れないようにしている。それが唯一、今の自分を支える柱だ。
書類の山の中にも救いはあるのか
紙の山に埋もれていても、ふとした瞬間に「ありがとう」と言われることがある。その一言だけで、また頑張ろうと思える。不思議なものだ。大変なことばかりの毎日だけど、誰かの役に立てていると思えることが、何よりの報酬なのかもしれない。
それでもありがとうと言われると少し報われる
「こんなに早くやってもらえると思ってなかった」「助かりました」。そんな言葉に、思わず「いや、こちらこそです」と返している自分がいる。報酬でも成功でもない。人の言葉に救われる。やっぱり、自分はこの仕事を選んでよかったのかもしれない。
